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Einzelbestellungen sind eine beliebte Einkaufsstrategie für Produktionsunternehmen, die ihre Materialbeschaffung flexibel gestalten wollen. Dieser Ansatz verspricht günstige Einkaufspreise, da sich Organisationen im Bedarfsfall stets den günstigsten Anbieter aussuchen können. Allerdings birgt er auch Risiken, denn in Krisenzeiten haben Gelegenheitskunden oft das Nachsehen. Daher kann es für Produktionsunternehmen Sinn ergeben, ihren Materialbedarf stattdessen durch langfristige Rahmenverträge zu sichern.
Gemäß der Just-in-Time-Philosophie sind viele Unternehmen stets darauf bedacht, ihre Lagerbestände gering zu halten. Sie setzen stattdessen auf präzise geplante Warenlieferungen. Daher ist ihr Supply Chain Management für Störungen besonders anfällig. Die COVID-19-Pandemie hat dies deutlich gemacht.
Als Reaktion auf die gestiegenen Fallzahlen haben Regierungen weltweit Kontaktbeschränkungen verhängt, sodass Unternehmen ihre Produktionsleistung reduzierten. Das Gleiche galt für alle Akteure der globalen Wertschöpfungsprozesse, bin hin zu Rohstofflieferanten, die ihre Fördermengen verringerten. Als Corona zurückging, begann ein ökonomischer Aufschwung und die Nachfrage nach Rohstoffen stieg schneller, als Zulieferer sie bedienen konnten. Die Folge waren Lieferschwierigkeiten aufgrund von Vormaterialengpässen und steigende Preise.
Für Unternehmen, die langfristige Rahmenverträge abgeschlossen hatten, war dies von überschaubarer Relevanz, denn ihre Lieferanten konnten sich auf die Situation besser einstellen. Unternehmen, die auf Einzelbestellungen setzten, waren in einer schlechteren Position. Sie konnten sich bei der Aushandlung von Lieferkonditionen nicht auf bestehende Verträge berufen. Zudem versuchen die meisten Zulieferer, bei Materialknappheit zuerst ihre langjährigen Bestandskunden zu versorgen. Gelegenheitskunden haben in einer Krisensituation oft das Nachsehen.
Rahmenverträge regeln die langfristige Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant. Zu ihren Vorteilen zählt die hohe Planungssicherheit. Der Lieferant weiß genau, welche Bestellungen er in den nächsten Monaten bedienen muss, und kann sich darauf vorbereiten, indem er das Material vorproduziert und auf Lager hält. Der Kunde wiederum kann sich sicher sein, dass seine Lieferung pünktlich eintrifft. Das ist besonders für Unternehmen relevant, die speziell angefertigte Gummi- oder Kunststoffmischungen beziehen, denn solche Produkte hat kein Zulieferer standardmäßig auf Lager. Einzelbestellungen führen in solchen Fällen häufig zu Lieferverzögerungen.
Ein weiterer Vorteil von Rahmenverträgen ist der geringe Verhandlungs- und Organisationsaufwand im Vergleich zu Einzelaufträgen. Die Einkaufsabteilung des Kunden muss nur einmal Konditionen aushandeln, nicht für jeden Bestellvorgang. Dadurch sinken die Prozesskosten erheblich.
Darüber hinaus haben Rahmenverträge finanzielle Vorteile. Bestellt ein Kunde große Mengen einer Ware auf einmal, kann der Anbieter bei der Produktion Skalierungseffekte erzielen und preislich weiterreichen. Beispielsweise sinken die Rüstkosten der involvierten Maschinen und Anlagen, da die Fertigung den gesamten Auftrag am Stück abwickeln kann. Gleiches gilt für die Verwaltungskosten. Zudem besteht eine höhere Preisstabilität der bestellten Ware, da der Einkaufspreis beim Abschluss des Rahmenvertrags festgelegt wurde und keinen Schwankungen unterliegt (abgesehen von vertraglich vereinbarten Ausnahmen).
Abgesehen von den expliziten Vorteilen eines Rahmenvertrags hat die langfristige Zusammenarbeit mit Gummi- und Kunststofflieferanten einige positive Effekte, die sich vor allem auf sozialer Ebene bemerkbar machen.
So ist die Absprache zwischen Kunde und Anbieter schneller und einfacher, wenn bereits ein langjähriges Vertrauensverhältnis besteht. Kennen sich die Verantwortlichen beider Seiten persönlich, können sie Probleme und Konflikte leichter aus der Welt schaffen, oft an den offiziellen Kanälen vorbei. Ein informelles Telefongespräch zwischen langjährigen Geschäftspartnern kann beispielsweise Lieferverzögerungen deutlich schneller beheben als eine E‑Mail an den Service des Lieferanten.
Ein weiterer Punkt ist die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Organisationen, die einander gut kennen. Konflikte entstehen oft dadurch, dass beide Seiten unterschiedliche Ziele oder Erwartungen haben, die sich widersprechen. Besteht eine Geschäftsbeziehung jedoch seit geraumer Zeit, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit Kunde und Anbieter realisiert, dass sie beide in einem Boot sitzen und aufeinander zugehen müssen. Unternehmen, die schon lange zusammenarbeiten, wissen, wie die andere Seite tickt. Sie können potenzielle Konfliktpunkte vorhersehen, kennen die Stärken und Schwächen ihrer Geschäftspartner und wissen, wie ihre Kontaktpersonen in verschiedenen Situationen reagieren. Dadurch treten deutlich weniger Reibungsverluste auf.
Auch aus finanzieller Sicht lohnt sich die langfristige Zusammenarbeit mit Lieferanten. So bieten Zulieferer langjährigen Bestandskunden oft bessere Preise an, da sie Interesse an einem Fortbestehen der Partnerschaft haben und ein geringeres Risiko eingehen. Ein Kunde, der seit Jahren seine Rechnungen pünktlich zahlt, wird dies vermutlich auch weiterhin tun. Zudem ist es für Produktionsunternehmen in der Regel profitabler, bestehende Lieferanten zu halten. Recherche, Kontaktaufnahme und Vertragsverhandlungen mit neuen Zulieferern sind immer aufwändig und amortisieren sich erst nach einer Weile. Wer einen vertrauenswürdigen Zulieferer gefunden hat, ist meist besser beraten, die Zusammenarbeit langfristig zu gestalten.
Eine langfristige Zusammenarbeit mit Zulieferern auf Basis von Rahmenverträgen abzuschließen hat einige Vorteile. Der Kunde profitiert von steigender Planungssicherheit, reduziertem Verwaltungsaufwand im Einkauf sowie finanziellen Vorteilen, die sich durch Skalierungseffekte ergeben. Darüber hinaus bringt eine vertrauensvolle Partnerschaft oft Effizienzsteigerungen in der Interaktion zwischen Kunde und Anbieter mit sich. Auch deswegen lohnt es sich, den eigenen Warenbedarf mit Rahmenverträgen abzusichern.
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